Io sono tendenzialmente disordinato, lo sono fin da bambino, puoi chiedere a mia madre, non sono mai stato naturalmente portato a organizzare e pianificare.

Regolarmente era obbligata a fare delle sfuriate perché io mettessi a posto la mia camera, le chitarre, i libri e i vestiti.

Da bambino e ragazzino ero anche un ritardatario, non ero mai puntuale a un coprifuoco o a un appuntamento.

Se volessi parlarti ancora di Meta Programmi (come nell’articolo “Pain & Gain”) questo sarebbe un ottimo incipit.

Non si tratta di essere ma di fare

A un certo punto della mia carriera mi sono ritrovato a gestire un numero enorme di pubblicazioni mensili.

Oltre a questo dovevo coordinare articolisti, grafici, agenti di commercio, tipografi e distributori.

Tutto in una lunga catena di cose che dovevano accadere in un dato momento o l’intero meccanismo avrebbe grippato.

Quindi io, il disordinato, il ritardatario, sono diventato un maestro nell’organizzare e pianificare il lavoro di circa 50 persone divise in 4 nazioni diverse.

Sono diventato talmente efficace in questa attività che i miei metodi e i miei protocolli sono poi diventati standard per l’azienda in cui lavoravo.

Quindi, quando ti dico che puoi imparare a organizzarti e a pianificare… credimi, so di cosa parlo.

Parliamo del tuo calendario

Un mio collega diceva sempre: «Se non riempi tu il tuo calendario questo si riempirà da solo, con cose che non vuoi».

Quindi partiamo dalla domanda base: hai un calendario?

Anche uno cartaceo andrebbe bene, uno digitale sarebbe meglio.

Posso dirti che “GoogleCalendar” funziona benissimo e, anche se utilizzi un iPhone, si sincronizza su tutti i tuoi device facilmente.

Avendo un account Gmail o Google il tuo calendario è già attivo, ora si tratta solo di personalizzarlo.

Un metodo

Ora ti spiegherò come utilizzo io il calendario, è un metodo per organizzare e pianificare, non è per forza il migliore.

Sentiti quindi libero di fare “variazioni sul tema”, in fin dei conti è il TUO calendario…

Io ho creato diversi My Calendars all’interno di Google Calendar:

  • Personale
  • Lavoro
  • Social

Cerco di inserire in queste tre categorie tutte le attività e gli appuntamenti che ho.

In passato ho provato a essere più specifico con i My Calendars ma finiva per essere un casino inserire le cose giuste al posto giusto.

Per specificare meglio utilizzo i nomi degli appuntamenti e le note.

Quindi sotto la voce personale ci sono… le cose personali (ho forse esagerato con la fantasia).

In Social c’è il vero e proprio calendario editoriale, cioè quando pubblicherò cosa e dove.

Per esempio questo articolo finirà pubblicato lunedì 20 maggio alle ore 7,00 sul mio sito, alle 8,30 verrà ripostato su Facebook e Linkedin e nel pomeriggio uscirò su Instagram e TikTok in forma di carosello.

Un processo al contrario

Per sviluppare una buona pianificazione devi applicare un processo di reverse engineering, lo stesso che io applicavo alle riviste:

  • Devo pubblicare il giorno 20
    • Per pubblicare devo avere pronto il carosello
    • Creare il carosello mi occupa 30 minuti che devo pianificare prima del 20
  • Il giorno 13 devo creare il carosello, così se tutto va male ho tempo per recupare
    • Per pubblicare il carosello devo aver pronto l’articolo
    • Per scrivere questo articolo ci sto mettendo, circa, 2 ore
    • Nel mio processo di scrittura prevedo qualche giorno di “deposito” delle idee prima di arrivare alla stesura definitiva.
  • Il giorno 3 devo scrivere l’articolo (prima stesura) e trovare ed elaborare le immagini

In tutto questo, ho pianificato già da tempo il tempo (scusa il gioco di parole) per avere le idee per gli articoli e iniziare a documentarmi, o quantomeno a recuperare le fonti.

Quindi questo articolo è, in realtà, nato circa un mese fa mentre scrivevo “Pianifica i tuoi passi” e tutto il lavoro di reverse engineering è finito sotto la voce lavoro.

E il resto?

Ovviamente quello che vedi come immagine di questo articolo è il mio calendario e io mi occupo sopratutto di marketing e formazione.

Quindi il mio calendario prende in considerazione i corsi, le consulenze e tutte le attività di marketing che svolgo per me stesso.

Nella settimana prima c’erano pianificate le riprese dei video che ho fatto presso FPSchool e che quando leggerai questo articolo avrò gia iniziato a pubblicare.

Nel tempo ho creato My Calendars specifici per alcuni dei miei clienti quando abbiamo deciso che mi sarei occupato di parte delle loro attività di marketing.

Per esempio ora ho un calendario dedicato alle attività di Accademia Italiana di PNL, che ho nascosto per questioni di privacy.

Tu puoi aggiungere calendari specifici per la tua attività produttiva o comunque per pianificare e organizzare il tempo che ti serve.

E soprattutto puoi utilizzare il processo “al contrario” per tutte le tue attività, ti garantisco che funziona.

Il calendario comanda

Una cosa che devi tenere a mente è che una volta deciso di usare un calendario poi dovrai essergli fedele.

Se hai pianificato mezza giornata di scrittura, devi scrivere, anche poco, anche male ma impegnati a farlo.

Tutti noi tendiamo a impegnarci maggiormente nelle cose che ci divertono di più o ci riescono più facili ma sono tutte le altre che mandano in vacca i nostri piani.

Quindi più un’attività ti risulta impegnativa e penosa più devi essere fedele al tuo calendario quando arriva il momento di farla.

Ultima raccomandazione, anche questa nata dall’esperienza, non sottovalutare i tempi, piuttosto tieniti largo e avrai tempo libero.

A questo punto non mi resta che augurarti buona pianificazione e buon lavoro.

Gualtiero Tronconi